SvarUt - steg for steg

Se steg for steg beskrivelse av ekspedering av et brev fra WebSak til innbygger leser brevet i AltInn.

1. Brevet er klar til ekspedering

2. Velg kanal



Saksbehandler har skrevet ferdig brevet som skal sendes og velger ekspeder i WebSak. SvarUt kommer opp som ekspederingsvalg i WebSak. Under avsender/mottaker kan saksbehandler se om organisasjonsnummer/ fødselsnummer er registrert på mottaker. Er det ikke registrert, kan saksbehandler legge dette inn her.  

3. Innbygger får varsel

SvarUt er valgt som foretrukket kanal for forsendelse. Saksbehandler kan overstyre dette ved å velge en av de andre kanalene som er gjort tilgjengelig.
Saksbehandler velger «ekspeder» og dokumentet og metadata overføres til KS sitt forsendelsesarkiv.

 

Har brevet fødselsnummer og mottaker ikke har reservert seg mot å motta brev elektronisk vil innbygger bli varslet via sms/e-post om at et brev er sendt fra kommunen.
Innstillingene i hva som skal stå i varslingstekst, kan kommunen selv administrere i KS SvarUt sin administrator modul. Innbygger klikker på lenken og blir sendt til altinn.no. 

4. Melding ligger i Altinn sin meldingsboks

Når innbygger klikker på lenken og logger seg inn på Altinn vil en melding ligge i meldingsboksen.
Innbygger trykker på meldingen og får denne oversikten – se neste steg. 

5. Meldingen med lenke til brevet


Innbygger vil se standardteksten på hva
brevet gjelder og lenke til å åpne dokumentet elektronisk. Hva som skal stå i standardteksten, kan kommunen selv administrere gjennom KS SvarUt sin admin modul. Hvis ikke innbygger åpner brevet innen 40 timer innenfor virkedager, blir det skrevet ut og sendt pr. post via SvarUt sin printtjeneste.


Innbygger klikker på lenken for å lese brevet.

 

6. Innbygger leser brevet elektronisk 

Innbygger klikker på lenken som går til KS SvarUt sitt forsendelsesarkiv. Innbygger kan nå lese brevet og eventuelt lagre dette lokalt. Tidspunktet for når SvarUt sletter brevet vil være avhengig av flere forhold. Dersom mottaker klikker på lenken etter at dokumentet er slettet, vil det bli sendt en automatisk melding til kommunen med anmodning om å få tilsendt en kopi.